Коммерческое предложение для покупателя-юрлица с Авито: структура и пример текста

Вам написала организация, а не частный покупатель: нужно тридцать штук для сотрудников, просят прислать коммерческое предложение. До сих пор вы отвечали одной строкой: «Да, в наличии, 2400». Теперь нужен документ, и непонятно, с чего начать.

Коммерческое предложение, или КП, — это короткий документ, по которому организация может принять решение: что вы продаёте, сколько это стоит, в какие сроки, на каких условиях и как платить. Его пересылают коллегам и руководителю, поэтому оно должно быть понятно без вашего участия.

Ниже структура КП на одну страницу, правила записи цены и условий и два условных примера, которые можно адаптировать под свой товар или услугу. Материал не заменяет консультацию бухгалтера или юриста.

Частный покупатель решает сам и быстро: цена, состояние, когда забрать. В организации бывает иначе: письмо отправил один человек, решает другой, а расходы согласует третий. Ваш ответ пойдёт по почте и чатам без вас, и объяснить его вы уже не сможете.

Отсюда три отличия. Первое: нужен документ, который можно переслать, а не фраза в чате. Второе: покупатель часто сравнивает несколько поставщиков, поэтому для него важны условия, а не только цена. Третье: появляются вопросы про сроки, порядок оплаты и документы.

Поставьте себя на место человека, который получил ваше письмо и должен показать его начальнику. Предложение должно заранее ответить на вопросы:

• что именно предлагается и в каком количестве
• сколько это стоит за единицу и всего
• когда будет готово или доставлено
• как организованы доставка или выезд и сколько они стоят
• как и когда нужно платить
• какие документы вы готовы передать
• до какого числа предложение действует
• с кем связаться по вопросам

Если на какой-то вопрос предложение не отвечает, покупателю придётся писать вам ещё раз. Лишний круг переписки — это задержка, а иногда и выбор другого поставщика.

Одна страница — это дисциплина: её читают быстро, и главное не теряется. Блоки идут в таком порядке:

1. Шапка: кому адресовано, от кого, дата и номер предложения, если вы их ведёте.
2. Суть одной строкой: что и в каком объёме вы предлагаете.
3. Таблица позиций: название, количество, цена за единицу, сумма.
4. Условия: срок, доставка или выезд, порядок оплаты.
5. Документы: что вы готовы передать покупателю.
6. Срок действия предложения.
7. Контактное лицо и следующий шаг: что нужно сделать, чтобы согласиться.

Пишите цену за единицу, количество и итог в одной строке. Не заставляйте покупателя считать самому: ошибка в арифметике подрывает доверие ко всему документу. Отдельной строкой укажите, что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно, например доставка или материалы.

Если цена зависит от объёма, покажите это таблицей. Условный пример: от 10 до 29 штук — 2 600 руб. за штуку, от 30 до 99 — 2 400 руб., от 100 — 2 200 руб. Покупатель видит, что даёт больший заказ, и сам называет подходящий объём.

Слова «примерно», «около» и «цена от» оставьте для черновиков. В предложении цифры должны быть точными, а если они зависят от условий, рядом напишите, от каких.

Главное правило: пишите только то, что вы действительно делаете. Не копируйте чужие формулировки про оплату и документы. Если пообещаете то, что не сможете выполнить, пострадает вся сделка, а не только предложение.

В предложении достаточно двух строк: «Оплата: (как и когда вы принимаете оплату, например полностью до отгрузки или частями)» и «Документы: (какие документы вы передаёте покупателю и в какие сроки)». Заполните их своими условиями, а состав документов и формулировки обсудите с бухгалтером.

Если покупатель сам называет, какие документы ему нужны, уточните детали и сравните со своими возможностями. Непонятное выясните до отправки предложения, а не после. Если сделка идёт через сервисы самой площадки, порядок оплаты и документов может определяться её условиями: проверьте актуальные условия в справке Авито.

Оба примера условные: цены, количества и сроки придуманы. Всё, что в скобках, замените своими данными, а строки про оплату и документы заполняйте только тем, что вы действительно делаете.

• Кому: (имя, должность, организация). От кого: (ваше имя, название, телефон). Дата: (дата).
• Предложение: поставка 30 утеплённых рабочих курток для сотрудников склада.
• Позиция: куртка рабочая утеплённая. Количество: 30 шт. Цена за штуку: 2 400 руб. Сумма: 72 000 руб.
• Срок: передача в течение пяти рабочих дней после согласования размеров. Доставка по городу: 1 500 руб., отдельной строкой.
• Оплата: (ваш порядок). Документы: (что вы передаёте).
• Предложение действует до (дата). При другом количестве пересчитаем цену по таблице объёмов.
• Контакт: (имя, телефон). Для согласования пришлите размеры и адрес доставки.

• Кому, от кого, дата: как в первом примере.
• Предложение: регулярная уборка офиса площадью 120 кв. м, два раза в неделю.
• Входит: влажная уборка полов, протирка столов и подоконников, вынос мусора, уборка санузла. Не входит: мытьё окон и чистка мебели, они считаются отдельно.
• Стоимость: 3 500 руб. за одну уборку, за четыре недели (8 уборок) — 28 000 руб. Расходные материалы: (включены или оплачиваются отдельно).
• График: вторник и пятница, начало в 18:00, длительность до трёх часов.
• Оплата и документы: (ваш порядок). Начало работ: через (срок) после согласования.
• Предложение действует до (дата). Контакт: (имя, телефон).

Отправьте предложение с короткой фразой, которая называет суть и срок: «Добрый день! Отправляю коммерческое предложение на 30 курток, цены и условия внутри. Оно действует до (дата). Если нужно изменить объём или сроки, напишите, пересчитаю». Какие файлы и контакты можно пересылать в чате, проверьте в справке Авито, а если файл отправить нельзя, вставьте таблицу и условия прямо в сообщение.

Если за два-три рабочих дня ответа нет, напишите один раз: «Добрый день! Уточню, получилось ли посмотреть предложение. Если нужно обсудить объём, сроки или порядок оплаты, я на связи». Дальше не давите: новое сообщение уместно только при новом поводе, например при изменении цены или сроков.

Когда покупатель просит скидку, не называйте её сразу. Спросите, что он готов изменить: объём, срок оплаты, регулярность заказов. Скидка в обмен на условие — это сделка, а скидка просто так — уступка. После звонка или переписки пришлите краткое резюме договорённостей: количество, цена, сроки, оплата.

Как понять, что предложение сработало: покупатель отвечает по существу, меняет количество или уточняет сроки и не переспрашивает «сколько всего?» и «когда?». Если вопросы остались, добавьте недостающую строку в шаблон.